コロナ騒動のおかげでリモートワークがはやりとなっています。
ですが、経理は未だに紙処理が多いので出社しないといけないなどと耳にします。
これは、私は事務職の怠慢であると思っています。
経営者からすると、間接部門はコスト部門ですので極力出費は押さえたいと考えます。間接部門の職員の行う仕事はそういったコストカットをどうすればできるのか考え、経営者に提案することだと思います。
先日、経費精算システムを導入するため、現在紙で行っている事務処理の時間調査を行ったところ、経費精算システムを導入する１０倍の時間コストがかかっていることがわかりました。職員１人１年分の給与が捻出できる金額以上でした。
国税庁でも電子帳簿・帳票保存を義務化します。今が業務効率化を経営陣に提案する絶好の機会かと思います。提案をどんどん行って社長から「こいつ優秀な奴だな」と思われることを目指しましょう。
会社の創業期でいろいろと相談をする相手は税理士になるかと思います。
税理士も人ですので、能力・考え方に違いがあります。皆さんが税理士を選ぶ基準として顧問料があるかと思いますが、税理士側からすると顧問料が安いということはその程度のサービスしか提供できないということになります。
社長が小規模の事業のままでいいということであればそれでもいいかと思いますが、将来的に会社を大きくしていきたいというのであれば的確なアドバイスをしてくれる税理士を選びましょう。そういった能力のある税理士は他からも引っ張りだこですので、どうしても顧問料が高くなりがちですが、税理士も顧問料の高いクライアントは大事にしますので親身に対応してくれるはずです。
あと、将来的なことも考えると内部統制を知っている税理士を選んだほうがよろしいかと思います。最近は大手監査法人で税理士との兼業禁止が多くなってしまっているので探すのは大変ですが、逆に兼業したくて大手監査法人をやめて中小監査法人に転職する公認会計士もいます。私の勤めていた先生も監査法人と兼業していました。そういう公認会計士に依頼することも有効かと思います。
税理士は税務申告を行うだけでなく、法律・労務・経営の相談もしてみてください。いい税理士は弁護士・社会保険労務士・中小企業診断士などとも連携を行っているのでいい回答が得られると思います。
皆さんもいい税理士を選んで長くお付き合いができるようにしましょう。
会計の専門家というとはじめは税理士とお付き合いすることになりますが、ＩＰＯを目指すにあたって初めて監査法人とお付き合いすることになると思います。
監査法人が監査を行う目的は、不特定多数の方々から資金を調達するにあたり不正な会計処理がないか確認し、監査証明でお墨付きを与えることです。
企業側からすると今まで税理士から言われた以上の指示を受けるので抵抗感を感じる方も多いかと思いますが、逆に監査法人を利用して社内の不正防止制度（内部統制）を構築してみてはいかがでしょうか。
内部統制は不正防止を目的としているため、従業員からすると不快に感じることも少なくありません。あなたが内部監査の重要性を説いてもなかなか受け入れてくれないと思います。しかし、「監査法人からの指示でやらないとあなたのせいで上場できなくなる」といえば、たいていの方は内部統制を受け入れてくれると思います。（私はこの方法で内部統制を構築してきました(笑)）
監査法人はさまざまな企業で不正発見を行ってきたノウハウがあります。上場してしまうと第３者としてのお付き合いとなってしまうため、なかなか直接的に聞くことはできなくなってしまいますが（私は監査法人の内情を知っているのでずけずけ聞いていましたが）上場前であれば監査法人もしっかりした内部統制を構築しておきたいと考えていますので親身に相談に乗ってくれると思います。
ＩＰＯをうまく利用して、内部統制体制を構築しましょう。
創業期を無事乗り越え、ある程度社会的な信用がついてくると、会社の発展期を迎えます。 従業員も新卒・中途採用が増え、経営陣と従業員との意思疎通が希薄になってきます。
皆さんは内部統制って言葉を聞いたことはありますか？
Ｊ－ＳＯＸともいわれて、上場企業では監査法人監査として法定化されているもので「4.IPO」の項目では必須ですので詳細はそちらで記載しようと思いますが、要は社内での不正（粉飾決算・経費の自己流用等）を防止するための制度です。
「うちは上場しないから関係ない」という社長さんが多いですが、従業員が増えてくるとどうしても「ノルマが未達なので契約してないけど契約済みで報告しちゃえ」とか「今日、個人的は支払いがあるんだけど手持ちないから会社の小口現金から借りちゃえ」と考える輩が出てくるものです。こういったはじめは小さなことが大きな不正に発展していきます。
こういうことをする人はもちろん悪いですが、私はこういうことをできる環境を放置している企業側にも責任があると思っています。またこういったことが起こって外部に漏れた場合、社会的な信用を無くすのは企業側です。
要は「悪いことをしてもばれるよ」ということを従業員に示すものが内部統制の仕組みといえます。
未上場規模では監査を受けるわけではないのでがちがちにする必要はないと思いますが、業務プロセスの作成は上記不正防止には有効かと思います。
※ご参考に新日本監査法人の内部統制のＨＰを添付しておきます。会計知識がないとちょっと難しいですが。
https://www.shinnihon.or.jp/corporate-accounting/commentary/internal-control/2012-03-14-01.html
社長さんが「新しくこういうことをしたい！」と、会社を立ち上げたとします。
しかし、新規設立の会社が5年以内に7割は廃業・倒産するという現実があります。
売上増加しなければいずれ立ちいかなくなることは目に見えていますが、これは社長さんの仕事ですので、皆さんが社長のサポート役として残り3割の企業を目指すために何をすればいいかというと、一番大切なことは「資金繰り」に尽きると思います。
皆さんは「投資」と「融資」の違いはわかりますか？
会計的に説明すると「投資」は資本の部、「融資」は負債の部になります。一番の大きな違いは「返済不要」か「返済必要」かになります。
最近では、ＩＴ企業などは最初から投資家を募り、「投資」を厚くして「融資」に依存しない方法も多くなってきましたが、多くの企業では「融資」に依存しないと会社が運営できないと思います。
設立時は政府の政策的で新規開業を増やす目的で政策金融公庫等で創業融資が充実していますが、あくまでも融資のため、1～2年の元本返済猶予期間が終わったら返済をしていかなければいけません。
返済するための原資は「利益」と「減価償却費」ですが、少なくとも元金返済開始までにこの金額が返済額よりプラスにならないと資金を減らしていくことになり、いずれ資金が回らなくなることになります。
また、追加の運転資金を民間金融機関にお願いしても、経営実績がないため上記の返済原資がないと追加融資は難しいと思います。
要は、2～3年のうちに利益が出る体質を作らないと創業時点で廃業となってしまうということです。
社長さんの多くは「売上」には関心がありますが、「利益」にはあまり関心がありません。皆さんがしっかりと上記のことを社長さんに説明して3割の会社を目指しましょう！
皆さん、請求書や注文書、もっと言うと契約書でも上司から「押印」が漏れているのでやり直しと言われたことはありませんか？押印の法的根拠は「実印」でなおかつ「印鑑証明書」の添付があった場合のみ有効となります。
皆さんが押している「角印」「認印」は法的には全く根拠のないものになります。
ではなぜ押印にこだわるかと…「商慣習」だからです。昔は印鑑作成は職人さんが手彫りで行っていましたので、複製を作るにはコストと手間がかかるためそれなりに押印した書類が本物であることが担保されていましたが、現在では3Dプリンターの普及もあり複製することがそれほど大変ではなくなってきているので、押印だけで本物であることを証明することは難しくなってきていると思います。
ではどすうればよいのか。私の法人では現在メールでＰＤＦ処理した書類を送ってもらい、ＯＣＲでデータ取り込みをしてリストを作成するシステムを導入することを検討しています。こちらのほうが「メール」という履歴のしっかりしたものが残りますし、トラブルが起こった場合にも証拠として有効です。
ちょうど国税庁でも電子帳簿保存を義務化（2年延長となりましたが）しますので、周りを説得するにはいい機会かと思います。
皆さんも押印廃止して無駄な作業を見直ししてみませんか？
コンサルティングの教科書では、経営を行うにあたって大切なものは「人」「モノ」「金」が必要と書いてあるものが多いかと思います。
ただ、現在では（この10～20年程度）一番必要なものは「情報」となっています。
私の若いころ（20代～30代）では、情報は新聞、教科書、専門学校、セミナー等で直接取得するしかありませんでした。そのため「情報」を持っている人たち（士業、行政等）はそれだけで有利な立場で仕事を行っていました。
しかし、90年代後半からインターネットが普及すると、「情報」がだれでもリアルタイムに取得できるようになり、「情報」に付加価値を付けなければ仕事がなくなる時代となりました。（インターネットがこれほど普及するまえに、堺屋太一さんが「知価革命」という本で現代のようになることを予測していました。すごい方ですよね）
現在では人・モノ・金を取得するにあたってはインターネットを媒介しないと仕事ができないと言っても過言ではないと思います。
「人」は求人募集サイトを利用するのが当たり前になっていますし、「モノ」も購入サイトで安価なものを比較購入していると思います。「金」は結構最近まで「印鑑」が必要でしたが、大手銀行では電子決済が導入されてきています。行政もようやく「印鑑」が不要となってきておりペーパレスはますます進んでいくと思います。
上記でわかるように、現代では少なくとも「インターネット」の知識がないと、経営管理はできないことがわかると思います。逆に言うとインターネットの知識があればいくらでも情報は取れますし、その情報に付加価値をつけるための勉強もインターネットでできてしまいます。
皆さんもまずはインターネットをうまく使うようにしてみてください。
